Како да им пристапите на носителите на одлуки со вашата петиција

Потврдете дека му се обраќате на вистинското лице

Пред да стапите во контакт, уверете се дека сте ја идентификувале личноста или телото што навистина има овластување да го направи тоа што го барате. Контактирањето некого што не може да постапи по вашето барање е губење време и може да остави впечаток дека не разбирате како функционира релевантната институција.

Поставете си го прашањето: кој ја носи конечната одлука за ова конкретно прашање? Во некои случаи, едно тело дава препорака, а друго ја одобрува. Службеник во советот може да подготви препорака, додека избраните советници гласаат за неа. Оддел во компанијата може да ја управува политиката, додека извршниот тим ги одобрува промените. Ако се вклучени и двете страни, контактирајте ги двете.

Ако не сте сигурни, проверете ја официјалната веб-страница на релевантната организација, видете како биле донесувани слични одлуки во минатото или јавете се на главната централа и прашајте кој го работи конкретното прашање што го покренувате.

Стапете во контакт рано, а не само при доставувањето

Не мора да чекате да соберете илјадници потписи пред да му ставите до знаење на носителот на одлуки дека вашата петиција постои. Раниот контакт служи за две работи: покажува дека сте сериозни и ви дава време да дознаете дали постои формална постапка за поднесување што треба да ја следите.

Кратка воведна порака кога вашата кампања ќе започне, или кога ќе го соберете првиот значаен број потписи, е сосема соодветна. Бидете кратки и фактични. Сè уште не барате одлука. Само ги информирате и воспоставувате линија за контакт.

Раниот контакт исто така ви помага да ја најдете точната адреса, името на релевантниот службеник или претставник и дали постојат рокови за кои треба да знаете.

Како да напишете ефективна порака

Без разлика дали испраќате воведна белешка, известување за напредок или формално писмо за доставување, структурата е иста. Бидете јасни, концизни и љубезни. Непријателските или обвинувачки пораки му даваат изговор на примачот да ве отфрли.

Секоја порака до носител на одлуки треба да содржи:

• Што барате. Јасно и недвосмислено наведете ја конкретната промена што ја сакате.
• Зошто е важно. Една или две реченици за тоа кој е засегнат и што ќе се случи ако ништо не се промени.
• Нивото на јавна поддршка. Наведете колку луѓе потпишале и вклучете ја врската до петицијата за да можат да ја проверат.
• Секој релевантен рок. Ако одлуката се наближува, наведете го тоа. Рокот ѝ дава на вашата порака причина да биде прочитана сега.
• Јасно барање за одговор. Прашајте што планираат да направат и до кога можете да очекувате одговор.

Изберете го вистинскиот канал

Различни ситуации бараат различни пристапи.

• Email Вистинска почетна точка за повеќето кампањи. Создава писмена трага, може да се проследи внатрешно и му дава време на примачот да одговори. Обратете се до именувана личност, наместо до општ сандаче.
• Писмо. Испечатено писмо испратено по пошта е соодветно за формални институции како парламент, владини оддели или големи јавни тела. Физичкото писмо понекогаш добива повеќе внимание од е-поштата.
• Телефонски повик. Корисно за следење по неодговорен е-пошта или за да дознаете кој е вистинската контакт-личност. Имајте јасна цел пред да се јавите и држете се до кратка комуникација.
• Барање за состанок. Вреди да се побара кога ќе соберете значителен број потписи. Контактот лице в лице е потежок за игнорирање и ви дава шанса директно да го образложите вашиот случај. Бидете флексибилни околу закажувањето: ако главниот носител на одлуки не е достапен, средба со повисок службеник сепак вреди.
• Социјални медиуми Означувањето на носител на одлуки во јавна објава создава видлив притисок. Направете го тоа внимателно и професионално. Најдобро функционира кога имате нешто конкретно за да објавите, како значаен пресврт, а лошо кога изгледа како продолжена кампања на вознемирување.

Водете евиденција за целиот контакт: датуми, имиња, што е испратено и каков одговор сте добиле. Оваа евиденција е корисна ако кампањата ескалира и е од суштинско значење кога формално ја доставувате петицијата.

Временски усогласете го контактот

Најефективните моменти за контакт со носител на одлуки се поврзани со настани во вашата кампања или во нивниот процес на донесување одлуки.

• Кога ќе достигнете пресвртница по број на потписи што покажува реална јавна поддршка.
• Кога е закажана седница на комитет, гласање во совет или преглед на политика. Контактирајте ги неколку дена однапред, а не истиот ден.
• Кога ќе се случи нешто ново: медиумско покривање на вашето прашање, поврзан настан или изјава од друг орган што ја поддржува вашата позиција.
• Кога сте подготвени формално да ја доставите петицијата. Известете ги однапред за да можат да одвојат време да ја примат соодветно.

Избегнувајте да контактирате со носителот на одлуки толку често што вашите пораки ќе почнат да личат на притисок наместо на комуникација. Една или две пораки испратени во вистински момент имаат поголема тежина од низа неделни е-пораки.

Подгответе пакет за доставување

Кога сте подготвени формално да ја доставите петицијата, подгответе пакет што ја претставува вашата кампања јасно и професионално. Добро подготвена доставa потешко се става на страна отколку линк до веб-страница.

• Придружно писмо: Една страница што ја сумира петицијата: проблемот, вашето конкретно барање и бројот на луѓе што потпишале. Повторете го секој рок и јасно побарајте одговор.
• Листа на потписи. Испечатете резиме на потписите со имиња, локации и сите коментари. Ако имате илјадници потписи, по практично е репрезентативен примерок со потврден вкупен број отколку секое поединечно име.
• Лични приказни: Неколку конкретни коментари или кратки изјави од потписниците додаваат човечка димензија што статистиката сама не може да ја даде. Изберете примери што јасно го илустрираат влијанието на проблемот.
• Поддржувачки докази. Ако имате релевантно медиумско покривање, официјални податоци или стручни изјави што го поддржуваат вашиот случај, вклучете ги како прилози или референци.

Ако носителот на одлуки ве замоли да ги испратите потписите по е-пошта, објаснете дека личните податоци не треба да се пренесуваат масовно преку е-пошта. Доставување лице в лице или формално писмено доставување е посоодветно и покажува дека одговорно ракувате со податоците на поддржувачите.

Вклучете ги медиумите при доставувањето

Јавното доставување создава момент на видлива одговорност. Медиумското покривање на предавањето врши дополнителен притисок врз носителот на одлуки и создава нов интерес за петицијата.

Една недела пред датумот на доставување, испратете кратко соопштение за медиуми или предлог до локални новинари што ја покриваат вашата тема. Кажете им што доставувате, колку луѓе потпишале и кога и каде ќе се одржи предавањето.

Однапред прашајте го носителот на одлуки дали му одговара присуство на медиуми. Многу избрани претставници ја поздравуваат таа можност. Дури и ако не присуствуваат новинари, направете свои фотографии и видео од доставувањето. Тие може да се споделат во ажурирање на петицијата и на социјалните медиуми.

За целосен водич за да им се обратите на новинарите и да напишете соопштение за медиумите, погледнете Како да обезбедите медиумско покривање за вашата петиција.

Што да правите ако не добиете одговор

Немањето одговор е вообичаено и не значи нужно дека петицијата е игнорирана. Вработените можеби обработуваат голем обем кореспонденција, прашањето можеби е во активна разгледување или вашата порака можеби не стигнала до вистинската личност.

Направете едно дополнително обраќање по разумен интервал, обично по една до две недели. Повикајте се на вашата првична порака и љубезно прашајте дали е примена и кога би можеле да очекувате одговор.

Ако сè уште нема одговор, разгледајте други патишта: формално поднесување преку сопствената постапка на институцијата, поставување прашање на јавна седница или контакт преку избран претставник. Документирањето на немањето одговор и споделувањето на тоа во ажурирање на петицијата или во соопштение за медиуми исто така може да создаде притисок, иако овој пристап бара внимателно ракување.

По доставувањето: следете и затворете го кругот

Доставувањето не е крај на кампањата. Информирајте ги вашите поддржувачи за тоа што следува понатаму.

• Објавете ажурирање веднаш по доставувањето. Споделете како помина, што беше кажано, сите фотографии и кои се следните чекори. Поддржувачите што потпишале пред неколку недели сè уште се заинтересирани за исходот.
• Следете со носителот на одлуки. Ако ветиле дека ќе одговорат или ќе преземат акција до одреден датум, следете кога ќе дојде тој датум. Љубезен, фактички потсетник покажува дека внимавате.
• Соопштете го исходот. Ако кампањата успее, јасно кажете им на вашите поддржувачи. Ако не успее, објаснете што се случило и дали има понатамошни чекори. Луѓето што учествувале заслужуваат да знаат на што придонеле нивните потписи.

Кампања што се заокружува добро, без разлика дали победува или губи, гради доверба кај луѓето што ја поддржале и го олеснува нивното повторно мобилизирање во иднина.